Funktionen
Alles, was Compliyo übernimmt.
Zertifikate hochladen, Fristen automatisch überwachen, beim Prüferbesuch einen Link klicken — das war's. Hier sehen Sie jede Funktion im Detail.
Übersicht
Ein Blick genügt.
Statt fünf Ordner und zwei Excel-Dateien: ein Dashboard, das zeigt, was zählt — und was Handlungsbedarf hat.
Guten Tag · Musterbetrieb GmbH
Mitarbeiter & Nachweise
Mitarbeiter
38
+3 diesen Monat
Gültig
214
92 % aller Nachweise
Läuft bald ab
11
4 in 7 Tagen
Abgelaufen
2
Sofortiger Handlungsbedarf
Ohne Nachweis
5
13 % der Belegschaft
Unternehmensnachweise
12
Gesamt
9
Gültig
2
Läuft ab
1
Abgelaufen
Diese Woche fällig
- Brandschutzunterweisung4 Tage
- DGUV V3 — Elektrofachkraft9 Tage
- Kälteschein § 529 Tage
Letzte Aktivitäten
- Nachweis hochgeladenPetra Lindner · vor 8 Min.
- Ablaufdatum bestätigtPetra Lindner · vor 12 Min.
- Prüfer-Zugang erstelltJonas Meier · vor 1 Std.
Vereinfachte Darstellung zur Orientierung — Zahlen und Namen sind Beispiele.
Ampelstatus-Dashboard
Gültig, läuft bald ab, abgelaufen, fehlend — farbcodiert auf einen Blick. Handlungsbedarf erkennen, ohne in Ordnern zu suchen.
Compliance-Quote nach Abteilung
Erfüllungsgrad pro Abteilung und Nachweistyp in Prozent. Sie sehen sofort, wo es klemmt — bevor es ein Prüfer sieht.
Betriebliche Unternehmensdokumente
Nicht nur Mitarbeiter-Nachweise. Auch betriebliche Unternehmensdokumente verwalten Sie hier — mit Frist und Ampelstatus am selben Ort.
Einstieg ohne Abtippen
Ihren Bestand übernehmen Sie in Minuten.
Sie starten nicht bei null. Bestehende Listen und Zertifikate kommen per Import herein — einmalig beim Umstieg, danach läuft alles in Compliyo.
OCR-Erkennung
Zertifikat als Foto oder PDF hochladen — Compliyo liest das Ablaufdatum automatisch aus. Sie bestätigen. Kein Abtippen, kein Tippfehler.
CSV-Import für Mitarbeitende
Mitarbeiterliste aus Excel oder HR-System als CSV hochladen. Kein Einzeleintrag, kein manuelles Anlegen.
CSV-Import für Nachweise
Bestehende Zertifikatsdaten — Name, Typ, Ablaufdatum — per CSV einlesen. Einmal beim Wechsel von Excel, danach erledigt.
Unterweisungsvorlagen je Nachweistyp
Formular-Templates direkt am Nachweistyp hinterlegen. So ist die aktuelle Vorlage jederzeit verfügbar, ohne danach suchen zu müssen.
Fristen, die sich selbst melden
Rechtzeitig erinnert — und nachgehakt, wenn nötig.
Eine Erinnerung reicht nicht, wenn niemand reagiert. Compliyo erinnert, eskaliert und fasst zusammen — automatisch.
Konfigurierbare Erinnerungen
Pro Nachweistyp einstellbar, wie viele Tage vor Ablauf erinnert wird — jeder Typ kann seinen eigenen Vorlauf haben.
Eskalations-E-Mails
Keine Reaktion auf die erste Erinnerung? Compliyo eskaliert automatisch an die nächste verantwortliche Stelle — damit keine Frist untergeht.
Zusammenfassungs-E-Mails
Tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung — bald fällig, abgelaufen, fehlend, letzte Änderungen. Abschnitte selbst zusammenstellbar.
Prüfung ohne Stress
Der Prüfer kommt? Ein Link, fertig.
Kein Ordnerschleppen, keine nächtliche Vorbereitung. Der Prüfer bekommt genau das, was er sehen soll — und nichts darüber hinaus.
- 01
Prüfer-Zugang per Freigabelink
Zeitlich begrenzter Link für externe Prüfer — ohne App-Konto. Nur freigegebene Daten sichtbar, nichts änderbar.
- 02
Gefilterte Freigabelinks
Link nur für bestimmte Nachweistypen oder Abteilungen. Der Elektro-Prüfer sieht Elektro-Nachweise — nicht den ganzen Betrieb.
- 03
Passwortschutz für Freigabelinks
Freigabelinks zusätzlich mit Passwort absichern — für sensible Daten oder mehrere parallele Prüfvorgänge.
- 04
Revisionssicheres Audit-Log
Jede Aktion protokolliert: wer hat wann was hochgeladen, bestätigt, geändert oder gelöscht. Unveränderlich, lückenlos.
- 05
Audit-Export
Gesamtes Log oder gefilterte Auswahl als PDF oder CSV exportieren — prüferfertig, ein Klick.
- Dokument hochgeladen08:41P. LindnerDokument
- OCR-Datum bestätigt08:42P. LindnerDokument
- Nachweis angelegt09:15P. LindnerNachweis
- Mitarbeiter angelegt09:47A. BrandtMitarbeiter
- Freigabe-Link erstellt10:18J. MeierFreigabe-Link
- Nachweis zugewiesen11:30A. BrandtMitarbeiter
- Zuständigkeit geändert13:05S. VogelMitarbeiter
Vereinfachte Darstellung zur Orientierung — Zahlen und Namen sind Beispiele.
Zuständigkeit statt Zufall
Jeder Nachweis hat eine verantwortliche Person.
Erinnerungen treffen nicht irgendwen, sondern die richtige Person — und jeder sieht den Bereich, für den er zuständig ist.
Abteilungen & Teams
Mitarbeitende in Abteilungen und Teams organisieren. Erinnerungen und Compliance-Auswertung pro Einheit — der Sicherheitsbeauftragte sieht seine Abteilung.
Zuständigkeiten je Nachweis
Pro Nachweis festlegen, wer verantwortlich ist — Die Erinnerung trifft die richtige Person.
Kommentare & Notizen
Notizen direkt am Nachweis hinterlegen. So bleiben ergänzende Informationen übersichtlich dokumentiert und leicht auffindbar.
Dort, wo Sie ohnehin arbeiten
Fristen kommen zu Ihnen.
Sie müssen Compliyo nicht ständig offen haben. Fälligkeiten landen in Ihrem Kalender und Ihrer App — automatisch.
Kalender-Feed (iCal)
Ablauffristen als abonnierbarer Feed in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar. Fälligkeiten erscheinen automatisch im eigenen Kalender.
In-App-Benachrichtigungen
Neue Fristen, Zuständigkeitswechsel, Prüfer-Zugriffe — direkt in der App für alle, die täglich darin arbeiten.
Sicherheit & DSGVO
Sensible Daten, abgesichert.
Compliance-Daten verdienen Schutz. Zugriff nach Verantwortung, abgesichert per Mehr-Faktor — und jederzeit vollständig in Ihrer Hand.
Rollen & Zugriffsrechte
Admin, Manager, Viewer — jeder sieht und ändert nur, was seine Rolle erlaubt. Auch abteilungsübergreifend steuerbar.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Zweiter Faktor für alle Nutzer aktivierbar, für Admins empfohlen. Besonders bei Personaldaten sinnvoll — nach BSI IT-Grundschutz relevant.
DSGVO-konformer Vollexport
Exportieren Sie Ihre Daten jederzeit vollständig und strukturiert. So bleiben Sie unabhängig und behalten die Kontrolle über Ihre Informationen.
Löschkonzept, Art. 14 DSGVO und technische Maßnahmen im Detail: Sicherheitsseite →
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